Neele-Vat tehostaa tilaustenhallintaprosessia

Logistiikkapalvelujen tarjoaja Neele-Vat on löytänyt tilausten syöttöprosessiinsa automatisoidun ratkaisun, jonka avulla se voi tarjota asiakkailleen korkeatasoisempaa palvelua. "Tutustuimme useisiin toimittajiin, mutta Simply Deliverin tilausmuunnin oli selvästi paras", kertoo IT-päällikkö Edwin Valstar. Ratkaisu on nyt käytössä, ja ensimmäiset kokemukset ovat myönteisiä. "Meistä on tullut nopeampia ja joustavampia."

Neele-Vat on täyden palvelun logistiikkapalvelujen tarjoaja, jolla on 900 työntekijää ja toimipisteitä ympäri Eurooppaa. Yritys tarjoaa laajan valikoiman korkealaatuisia logistiikkapalveluja maantiekuljetusten, merirahtikuljetusten, lentorahtikuljetusten, tullauspalveluiden ja varastoinnin aloilla. Jotta tämä rotterdamilainen perheyritys voisi multimodaalisena toimitusketjun koordinaattorina sovittaa kaikki ketjun osat täydellisesti toisiinsa, sen on käytettävissään oltava edistyksellisiä ICT-järjestelmiä. Simply Deliver on erikoistunut pilvipohjaisiin ratkaisuihin multimodaalisen kuljetuksen hallintaan, reaaliaikaiseen tiedonvaihtoon ja toimitusketjun läpinäkyvyyteen.

Aikaa vievää ja virhealtista
”Kuljetustoiminnassamme joudumme käsittelemään päivittäin lukuisia tilauksia”, kertoo Neele-Vat IT-päällikkö Edwin Valstar. Suurin osa tilauksista saapuu sähköpostitse liitteenä, jossa on yksityiskohdat. Yleensä kyseessä on PDF- tai Excel-tiedosto, mutta myös jäsentämättömiä Word-asiakirjoja esiintyy vielä. Monet näistä tilauksista on syötettävä järjestelmään manuaalisesti, mikä on aikaa vievää ja myös virhealtista. Olimme jo pitkään etsineet kumppania, joka voisi tarjota ratkaisun tähän ongelmaan, mutta emme löytäneet sopivaa kumppania. Kunnes otimme yhteyttä Simply Deliveriin.”

Konseptin todentaminen Yksi Simply Deliverin tarjoamista ratkaisuista on niin kutsuttu Simply Converter, käyttäjäystävällinen ja käytännöllinen työkalu, jolla yksittäiset tiedostot voidaan muuntaa automaattisesti tietueiksi tilaustenhallintajärjestelmässäsi. Näin vältät manuaalisen syöttämisen haitat, samalla kun voit edelleen lähettää tilauksesi samalla tavalla. ”Tarkastelimme myös muiden toimittajien ratkaisuja, mutta ne olivat huomattavasti monimutkaisempia tai vähemmän luotettavia”, Valstar sanoo. ”Konseptitestissä Simply Deliver osoittautui selvästi parhaaksi vaihtoehdoksi. He olivat rakentaneet täydellisesti toimivan mallipohjan jo viikon kuluessa, mikä osoittaa, että he pystyvät toimimaan nopeasti.”

Ohjelmiston konfigurointi itse
Simply Converterin suuri etu muihin ratkaisuihin verrattuna on se, että Neele-Vat voi itse määrittää mallipohjat. ”Meillä on paljon suuria asiakkaita, jotka toimittavat tilauksensa meille kaikki eri tavoin. Jotta tämä voidaan automatisoida, jokaiselle asiakkaalle on määritettävä tilausmalli kerran, ja silloin on mukavaa, ettei tarvitse olla riippuvainen kolmansista osapuolista. Simply Deliverin ohjelmisto on rakenteeltaan yksinkertainen, ja henkilöstömme on saanut siihen myös hyvää koulutusta. Tämän ansiosta voimme puuttua asiaan itse, jos jokin menee pieleen, emmekä ole riippuvaisia IT-toimittajastamme jokaisessa pikkuasiassa. Simply Deliverin henkilökunta on muutenkin erittäin helposti lähestyttävää, ja yhteydet kehitystiimiin ovat suorat. Joten jos joskus tarvitset heitä, asiat hoituvat nopeasti.”

Korkealaatuisempaa palvelua
Simply Converter on nyt otettu käyttöön, ja Neele-Vat hyötyy täysimääräisesti sen tuomista tehokkuusetuista. ”Tämä säästää meiltä todella paljon aikaa, etenkin monimutkaisemmissa tilauksissa, joihin liittyy paljon hallinnollista käsittelyä. Se myös lisää joustavuuttamme: ruuhka-aikoina voimme jatkaa tilausten käsittelyä täysillä, kun aiemmin olimme sidottuja henkilöstön maksimikapasiteettiin.” Mutta tärkeintä on, että myös Neele-Vat asiakkaat hyötyvät tästä, hän korostaa. ”Nyt kun tilausten syöttöprosessi sujuu niin jouhevasti, läpimenoajat ovat lyhentyneet ja virheitä tehdään vähemmän. Asiakkaille tämä tarkoittaa, että prosessisi on luotettavampi ja palvelusi laatu paranee.”

Ratkaisu, jossa on potentiaalia
Nyt kun ensimmäiset sovellukset ovat tuottaneet tällaisia positiivisia tuloksia, Valstar aikoo ottaa Simply Deliverin ohjelmiston käyttöön myös muissa yrityksen osissa. ”Olemme tähän mennessä tarkastelleet vain kuljetustilausten syöttöä, mutta Neele-Vat meillä on myös muita tilausvirtoja, kuten varastotoimintaan ja tulliselvitykseen liittyviä. Kyseessä ovat tosin erilaiset tiedot, mutta periaate on sama, ja myös nämä virrat voitaisiin automatisoida erinomaisesti konvertterin avulla. Simply Converter on ratkaisu, jossa on paljon potentiaalia ja jota voimme hyödyntää laajasti. Tästä tulee vielä paljon iloa Neele-Vat .”

"Simply Converter on ratkaisu, jolla on potentiaalia ja jota voimme ottaa laajasti käyttöön"

Edwin Valstar, Neele-Vat tietotekniikkapäällikkö.