Logistiikkapalvelujen tarjoaja Neele-Vat on löytänyt tilausten syöttöprosessiinsa automatisoidun ratkaisun, jonka avulla se voi tarjota asiakkailleen korkeatasoisempaa palvelua. "Tutustuimme useisiin toimittajiin, mutta Simply Deliverin tilausmuunnin oli selvästi paras", kertoo IT-päällikkö Edwin Valstar. Ratkaisu on nyt käytössä, ja ensimmäiset kokemukset ovat myönteisiä. "Meistä on tullut nopeampia ja joustavampia."

Neele-Vat on täyden palvelun logistiikkatoimisto, joka työllistää yhdeksänsataa henkilöä ja jolla on toimipisteitä eri puolilla Eurooppaa. Yritys tarjoaa laajan valikoiman korkealaatuisia logistiikkapalveluja maantiekuljetusten, meri- ja lentorahdin, tullin ja varastoinnin alalla. Jotta Rotterdamissa sijaitseva perheyritys voi multimodaalisen ketjun johtajana sovittaa kaikki lenkit täydellisesti yhteen, sillä on oltava käytössään edistykselliset tieto- ja viestintätekniikkajärjestelmät. Simply Deliver on erikoistunut pilviratkaisuihin multimodaalikuljetusten hallintaan, reaaliaikaiseen tiedonvaihtoon ja toimitusketjun näkyvyyteen.

Aikaa vievää ja virhealtista
"Kuljetustoimintamme yhteydessä saamme päivittäin useita tilauksia käsiteltäväksi", sanoo Neele-Vat IT-päällikkö Edwin Valstar. "Useimmat tilaukset tulevat sähköpostitse, ja niiden mukana on liitetiedosto, jossa on yksityiskohtaiset tiedot. Yleensä kyseessä on PDF- tai Excel-tiedosto, mutta myös strukturoimattomia Word-dokumentteja esiintyy. Monet näistä tilauksista on syötettävä manuaalisesti, mikä on aikaa vievää ja virhealtista. Olimme jo jonkin aikaa etsineet tahoa, joka voisi tarjota tähän ratkaisun, mutta emme löytäneet sopivaa tahoa. Kunnes otimme yhteyttä Simply Deliveriin."

Proof of concept
Yksi Simply Deliverin tarjoamista ratkaisuista on niin sanottu Simply Converter, käyttäjäystävällinen ja käytännöllinen työkalu, jolla yksittäiset tiedostot muunnetaan automaattisesti tilaustenhallintajärjestelmän tietueiksi. Näin voidaan poistaa manuaalisen transkription mainitut haitat ja antaa asiakkaille mahdollisuus jatkaa tilausten lähettämistä samalla tavalla. "Tutustuimme myös muiden toimittajien ratkaisuihin, mutta ne olivat paljon monimutkaisempia tai vähemmän luotettavia", Valstar sanoo. " Proof of concept -kokeilun aikana Simply Deliver oli selvästi paras. He olivat rakentaneet täydellisesti toimivan mallin jo viikossa, mikä osoitti heidän kykynsä toimia nopeasti."

Konfiguroi ohjelmisto itse
Simply Converterin suuri etu muihin ratkaisuihin verrattuna on se, että Neele-Vat voi konfiguroida mallit itse . "Meillä on monia suuria asiakkaita, jotka kaikki toimittavat tilauksensa meille eri tavoin. Tämän automatisoimiseksi tilausmalli on määritettävä jokaiselle asiakkaalle kerran, ja sen jälkeen on mukavaa, ettei tarvitse luottaa kolmansiin osapuoliin. Simply Deliverin ohjelmisto on rakenteeltaan yksinkertainen, ja henkilöstömme on myös saanut hyvän koulutuksen tähän. Tämän ansiosta voimme myös puuttua itse asiaan, jos jokin menee pieleen, emmekä ole riippuvaisia ICT-toimittajastamme jokaisen pienen asian osalta. Simply Deliverin työntekijät ovat muuten hyvin helposti lähestyttäviä, ja yhteydenpito kehitystiimiin on lyhyt. Joten jos heitä tarvitsee kerran, asiat hoituvat nopeasti."

Laadukkaampaa palvelua
Simply Converter on tällä välin otettu käyttöön, ja Neele-Vat hyötyy täysin sen tehokkuuseduista. "Tämä säästää todella paljon aikaa, erityisesti monimutkaisemmissa tilauksissa, joihin liittyy paljon hallinnollista käsittelyä. Se tekee meistä myös joustavampia: ruuhka-aikoina voimme jatkaa tilausten käsittelyä täydellä nopeudella, kun aiemmin meitä sitoi ihmisten maksimikapasiteetti." Mutta mikä tärkeintä, myös Neele-Vat asiakkaat hyötyvät, hän korostaa. "Kun tilausten syöttöprosessi toimii niin sujuvasti, läpimenoajat lyhenevät ja virheitä tehdään vähemmän. Tämä tarkoittaa asiakkaille, että prosessistasi tulee luotettavampi ja palvelusi on laadukkaampaa."

Ratkaisu, jossa on potentiaalia
Nyt kun ensimmäiset sovellukset ovat johtaneet näin myönteisiin tuloksiin, Valstar aikoo ottaa Simply Deliver -ohjelmiston käyttöön yrityksen muilla alueilla. "Tähän asti olemme tarkastelleet vain kuljetustilausten kirjaamista, mutta Neele-Vat meillä on myös muita tilausvirtoja, kuten varastotoimintamme ja tulliselvityksen osalta. Näihin saattaa liittyä erilaisia tietoja, mutta ydin on sama, ja myös nämä virrat voisi automatisoida erinomaisesti muuntimella. Simply Converter on ratkaisu, jossa on paljon potentiaalia ja jota voimme ottaa laajasti käyttöön. Meillä tulee olemaan paljon hauskaa tämän kanssa Neele-Vat."

"Simply Converter on ratkaisu, jolla on potentiaalia ja jota voimme ottaa laajasti käyttöön"

Edwin Valstar, Neele-Vat tietotekniikkapäällikkö.